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AI活用前に確認したい
院内・学内情報の取り扱いチェック

生成AIの活用が広がる中、文章作成、資料整理、議事録の要約、報告内容の整理など、さまざまな場面でAIを使えるようになってきました。

一方で、医療機関や大学では、患者様・学生様・職員様に関する情報、建物内の写真や図面、設備情報、委託先とのやり取りなど、取り扱いに配慮が必要な情報も多くあります。

AIを安全に活用するために、入力前に確認しておきたい項目をまとめました。

AIに入力する前に確認したい項目

チェック済み：0 / 18項目

1．個人が特定される情報が含まれていないか

氏名を伏せていても、内容や写真、場所の情報から個人が推測できる場合があります。入力前に、個人が特定される可能性がないか確認しておきましょう。

2．院内・学内の内部情報が含まれていないか

建物内の写真、設備情報、配置図、部屋番号などは、内容によっては内部情報にあたる場合があります。どこまで共有してよい情報なのか、事前に確認しておくと安心です。

3．契約・委託先とのやり取りが含まれていないか

契約条件、見積内容、対応履歴などは、そのまま入力せず、必要に応じて情報を整理・加工してから扱うことが大切です。

AIを使うときの注意点

AIは情報整理や文章作成の補助には役立ちますが、院内・学内の状況や運用ルールに合わせた確認は、人の判断が必要です。

日々の記録・共有体制も見直しておく

AIを使う・使わないに関わらず、日々の記録を後から見返せる形で残しておくことは、院内・学内の情報共有に役立ちます。

清掃・設備・衛生まわりの記録や、トラブル発生時の対応履歴、委託先との共有内容などが整理されていると、担当者様が変わった場合でも引き継ぎがしやすくなります。

記録しておきたい項目

チェックした内容は、印刷・PDF保存、またはスクリーンショットで控えとして残していただけます。

スマートフォンでご覧の場合は、端末やブラウザによって保存方法が異なる場合があります。PDF保存が難しい場合は、スクリーンショットで控えとして残していただくこともできます。

AI活用の前提としても、まずは「情報がどこにあり、誰が見ても分かる状態になっているか」を確認しておくことが大切です。

日々の記録や共有方法が整理されていると、担当者変更時の引き継ぎや、清掃・設備・衛生まわりの管理体制を見直す際にも役立ちます。

清掃・設備・衛生まわりの記録の残し方や、委託先との情報共有について気になる点がございましたら、お気軽にご相談ください。
具体的なご依頼内容が決まっていない段階でも、現在の状況を整理するところから承ります。

AI活用前に確認したい院内・学内情報の取り扱いチェック